|
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do budżetowania i analiz? |
|
Strona 2 z 3
Ponadto, zadbajmy, aby na etapie prezentacji systemów dostawca pokazał oczekiwaną przez nas funkcjonalność lub zagwarantował w umowie jej uzupełnienie w określonym czasie. Najczęściej jest tak, iż na pytanie „czy jest to możliwe w systemie” dostawcy odpowiadają TAK albo TO DA SIĘ ZROBIĆ. Warto uzyskać informację w jaki sposób, w jakim czasie i czy na pewno da się coś uzyskać.
Kolejna istotna sprawa to Cena vs. TCO (Total Costs of Ownership). Koszty przedsięwzięcia to przede wszystkim licencje, usługi wdrożeniowe, szkolenia, maintenance i usługi powdrożeniowe, a także przygotowanie środowiska programowo-sprzętowego. Jeśli chodzi o licencje to zwróćmy uwagę czy przy licencjonowaniu na użytkownika kupuje się licencje w paczkach (Np. po 10 szt.) czy można kupić pojedynczy dostęp. Jeżeli jest to opcja pierwsza to istnieje niebezpieczeństwo, że będziemy w przyszłości potrzebować jedną czy dwie licencje więcej a zapłacimy za 10.
W przypadku usług wdrożeniowych łatwo wpaść w pułapkę jaką jest porównanie stawek za prace konsultantów bez kontekstu wykonania zadania. Zadajmy zatem naszym dostawcom pytanie o doświadczenie zespołu, który stawiają do naszej dyspozycji.
Konsultanci z dużym doświadczeniem są drożsi od debiutantów ale często mogą coś zrobić w krótszym czasie, co przełoży się na łączne koszty.
Inny ważny element kosztów wdrożenia to Szkolenia – jaką wiedzę posiądą nasi pracownicy po takim szkoleniu? Czy będą potrafili samodzielnie Np. rozbudowywać hurtownię danych, zmieniać model budżetowy, tworzyć raporty czy analizy? Czy Klient kupił zestaw analiz/ raportów czy może umiejętność ich szybkiego tworzenia. Jeżeli to pierwsze to z pewnością okaże się, iż za kilka miesięcy będzie musiał kupić usługę wykonania kolejnych raportów. W końcu Firma się rozwija i rosną też potrzeby. W końcu po wdrożeniu systemu controllingowego pojawiają się nowe możliwości i nowe potrzeby. Czy będzie trzeba za ich zaspokojenie płacić i to nie mało? To jednak nie koniec. Zakup systemu informatycznego wiąże się zwykle z jakimiś kosztami utrzymania go w ruchu, tzw. Maintenance.
Kiedy będziemy rozmawiać na ten temat z dostawcami, zapytajmy o wsparcie serwisowe na tzw. "Hot Line" czy też 'Help Desk": My po prostu musimy wiedzieć kto po drugiej stronie słuchawki nas wspomaga?: Konkretni specjaliści, którzy od razu będą „w temacie” czy ktoś kto akurat ma w grafiku pracę na infolinii? Na zakończenie tej fazy rozmów poprośmy dostawców o informacje nt. tzw. " Upgrade-u funkcjonalnego" - czyli: jak wiele nowej funkcjonalności możemy się spodziewać? Czy system będzie się rozwijał tak jak nasze potrzeby? Ile dostawca ma produktów i które będzie chciał mocniej rozwijać?. Dopiero te wszystkie czynniki razem wpływają na TCO systemu a nie sama cena jego licencji.
|
| |
