Analogiczny problem sprawia obserwowanie kluczowych wskaźników efektywności działania (Key Performance Indicators), dystrybuowanie informacji o uzyskanych wynikach do kadry zarządzającej, analizowanie całościowego wyniku firmy w różnych układach itp.

I znowu, aby zapełnić tę „lukę” controllerzy wykorzystują arkusze Excela. Wielu znanych nam controllerów to osoby zasługujące na miano „wirtuoza Excela”, bowiem ich wiedza o tym narzędziu jest ogromna.

Uwaga
Problem polega na tym, że sklejanie setek ogromnych arkuszy budSetowych, manualna
dystrybucja raportów, czy też każdorazowo ręczna obróbka danych, aby wykonać pożądane
zestawienie, nie są już koniecznością. Ten czas może być wykorzystany do tego, aby te
dane analizować.

Obecne możliwości technologiczne sprawiają, że większość powyżej opisanych potrzeb w zakresie
budżetowania i analiz może być realizowana w sposób automatyczny. Służą do tego
wyspecjalizowane systemy klasy Business Intelligence. Są to systemy, które wspomagają procesy
podejmowania decyzji poprzez analizę danych pochodzących z wykorzystywanych przez
przedsiębiorstwa systemów informatycznych. Podstawą ich działania jest tzw. hurtownia danych.
Hurtownia jest wydzieloną bazą danych, odizolowaną od systemów dziedzinowych (np.: finanse,
gospodarka materiałowa, kadry i płace, produkcja), zasilaną okresowo (np.: raz dziennie, raz na
tydzień, raz na miesiąc), zoptymalizowaną pod kątem przetwarzania analitycznego, zawierającą
ujednolicone, zorientowane tematycznie i tylko do odczytu dane oraz wyliczone wcześniej ich
agregacje. Dane zawarte w takiej hurtowni danych są podstawą do realizacji różnorodnych analiz
(systemy transakcyjne są zwalniane od tworzenia raportów), budowy struktur planistycznych oraz
automatycznego naliczania wartości wykonania dla poszczególnych budżetów.
Narzędzia klasy Business Intelligence są przeznaczone dla szerokiego grona użytkowników
(controllerzy, top management, kierownicy liniowi itp.). Odpowiednio do ich potrzeb dobierane są
techniki prezentacyjne, bardzo często jest to na przykład wizualizacja w postaci tzw. pulpitów
menedżera, zawierających prezentację graficzną aktualnych wyników, wskaźników. Idea jest
jednak zawsze taka sama – samodzielny i na bieżąco dostęp użytkowników do danych, za które
odpowiadają.

Autorzy:
Małgorzata Lech, Andrzej Piech 
Autorzy są konsultantami w firmie Controlling Systems