sponsor
powrót
Budżetowanie a systemy ERP...
Małgorzata Lech, Andrzej Piech  
Budżetowanie a systemy ERP...


Problem:

Obecnie wszystkie średnie oraz duże przedsiębiorstwa jako niezbędne minimum posiadają systemy wspomagające ewidencję danych źródłowych. Są to albo zintegrowane pakiety, albo różnorodne systemy, od wielu producentów, wdrażane często w różnych okresach działalności firmy – a więc wtedy, kiedy były one potrzebne. Niezależnie od rozwiązania systemy te spełniają swój podstawowy cel, tj. umożliwiają prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, generują dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedażowe, naliczają listy płac, naliczają amortyzację od posiadanego majątku itp. Nadal jednak, mimo posiadania narzędzia ewidencyjnego, w przedsiębiorstwach odczuwane są braki „informacyjne”. Dotyczą one dwóch podstawowych obszarów: budżetowania i analiz. Czy jest szansa, że to się w niedługim czasie zmieni na korzyść?

Rozwiązanie:

Systemy ewidencyjne nie zawierają informacji o zaplanowanej działalności firmy, wyjścia w przyszłość. Ograniczają się one do pokazania danych historycznych, a więc takich, których nie można już kształtować. Dlatego też sesja budżetowa dla wielu controllerów oznacza konieczność utworzenia setek arkuszy Excel do gromadzenia danych planowanych, wysłania ich do odpowiednich menedżerów (często rozproszonych terytorialnie), a następnie zebrania danych tak, aby wyprowadzić na tej podstawie wynik całościowy firmy. Wszelkie korekty odbywają się według analogicznego algorytmu działania.

Do tego dochodzi konieczność bieżącej, najlepiej codziennej, obserwacji realizacji planów przez wszystkich odpowiedzialnych za nie menedżerów, tak aby mogli oni poczynić na czas ewentualne działania korygujące. W wielu polskich przedsiębiorstwach ten czas „menedżerskiego sprzężenia zwrotnego” jest jednak dość długi, bowiem „doklejanie” do plików Excela informacji o realizacji planów (z uwagi na dużą pracochłonność) wykonywane jest najczęściej raz w miesiącu lub raz na kwartał. Trzeba tutaj pamiętać, iż często przed zestawieniem takich danych konieczne jest ich przetworzenie, gdyż ewidencja niejednokrotnie nie jest prowadzona dokładnie w taki sposób w jaki się planuje.

Podobny problem dotyczy zestawienia i analiz różnego typu informacji. Odpowiedź na proste pytanie (np. jaka jest marża przed i po upuście osiągana na naszych 10 najlepszych pod względem obrotu klientach z regionu północnego, których obsługuje handlowiec X) wymaga najczęściej ręcznego przygotowania danych.


  PDF Drukuj
© 2005