Częstotliwość analizy odchyleń

Odchylenia możesz analizować dla danych z różnych okresów, np. indywidualnie dla określonego miesiąca, kwartału, półrocza bądź narastająco od początku roku. Wybór sposobu obliczeń będzie głównie zależał od specyfiki danej firmy, metody rozli-czania jednostek organizacyjnych z wykonania planu, sezono-wości sprzedaży itp.

W praktyce analizy odchyleń nie dokonuje się częściej niż raz w miesiącu (synchronizacja z okresami sprawozdawczymi), jednak planowanie z dokładnością do jednego miesiąca jest stosunkowo trudne, a odchylenia mogą wynikać np. z prze-sunięcia o kilka dni i „przejścia” na kolejny miesiąc dostawynp. materiałów czy też opóźnienia ze strony odbiorcy, który zakupi zamówiony towar jedynie dwa dni później, ale jużw następnym miesiącu.

Najczęściej wyniki miesięczne analizowane są jedynie w sposób uproszczony (badamy znaczne odchylenia mogące zagrozić realizacji planu), zaś szczegółowej analizy odchyleń dokonujesz raz na kwartał, a w przypadku mniejszych przedsiębiorstw nawet raz na półrocze.

Pamiętaj, że im częściej dokonywane są analizy odchyleń, tym szybciej możesz wykryć zagrożenia, ale też rosną wówczas koszty kontroli – ktoś musi sprawozdania analizować, opisy-wać, przygotowywać raporty, dodatkowo osoby, które powin-ny zajmować się produkcją czy sprzedażą, muszą analizować wykonanie panu przychodów czy budżetu kosztów. Dlatego dobrze rozważ wszystkie za i przeciw, po czym ustal częstotli-wość analizy.

Bogatsze firmy mają do dyspozycji tzw. zintegrowane systemy informatyczne, czyli współczesne instrumenty wspomagające zarządzanie, najczęściej są one jednak zbyt drogie dla małychi średnich przedsiębiorstw.

UWAGA!
Zintegrowane systemy informatyczne pozwalają, przy relatywnie niskim nakładzie pracy, uzyskać bieżącą informację na temat zrealizowanych przychodów i poniesionych kosztów, na poszczególnych etapach produkcji, w podziale na centra kosztów, a także porównanie wyników wypracowanych z zaplanowanymi. Dzięki dostarczonym in-formacjom można na bieżąco monitorować proces produkcji i szybko wykryć źródła oraz przyczyny odchyleń.

Radzimy Ci również, abyś zawsze dostosowywał analizę od-chyleń do okresu sprawozdawczości, aby uniknąć zbędnego po-dwójnego ewidencjonowania zjawisk, w sytuacji gdy sprawoz-danie z wykonania budżetu trzeba przedstawić przed terminem przygotowania sprawozdania finansowego.

Analiza istotności odchyleń

Ważnym składnikiem analizy jest ocena istotności odchyleń. Stwierdzasz tu, czy dany poziom odchyleń jest znaczący, czy nie, a zatem czy należy już uruchomić „procedury alarmowe”, czy może jest to odchylenie w normie – czyli akceptowalne. Taka analiza wymaga bardzo dobrej znajomości firmy i jej otoczenia. I tak np. spadek o 10% przychodów ze sprzedaży firmy produ-kującej parasolki spowodowany wyjątkowo suchym czerwcem wydaje się mniej niepokojący niż 10% spadek przychodów ze sprzedaży w wyniku pojawienia się konkurencyjnego pod-miotu oferującego tańsze i ciekawsze modele produktów.

AUTOR
Julita Zdończyk
dyrektor finansowy
T.O.N. AGRO SA

KONSULTANT
Anna Stasiak
biegły rewident,
właściciel firmy
Audyt i doradztwo
księgowo-podatkowe