Platforma informatyczna

System budżetowania będzie spełniał swoją praktyczną rolę, jeżeli będzie wspomagany przez odpowiednie specjalistyczne oprogramowanie. Może on funkcjonować na bazie arkusza kalkulacyjnego Excel, jednak nie jest to najlepsze z możliwych rozwiązań.

Arkusz kalkulacyjny jest doskonałym narzędziem na etapie wdrażania poszczególnych budżetów cząstkowych, ponieważ łatwo jest zmieniać zawartość formularzy i niewiele to kosztuje. Natomiast podczas łączenia np. 20 różnych budżetów cząstkowych zaczynają się spore problemy. Po wdrożeniu systemu budżetowania należy opracować specyfikację wymagań dla systemu informatycznego i go po prostu wybrać. W następnej kolejności system budżetowania należy przenieść na platformę informatyczną. Przy wyborze systemu informatycznego trzeba zwrócić szczególną uwagę na późniejsze koszty jego eksploatacji, a nie tylko na koszt wdrożenia.

Uwzględniając powyższe etapy w szczególności warto przemyśleć sprawę tego, kto będzie wdrażał system budżetowania w przedsiębiorstwie. Możemy bowiem zdecydować się na różne rozwiązania. Niektóre przedsiębiorstwa zlecają cały proces specjalistycznemu przedsiębiorstwu, a inni – wdrażają własnymi siłami.

Jedno jest w tym przypadku pewne – systemu budżetowania nie można wdrażać bez udziału pracowników przedsiębiorstwa. Przecież to oni będą w tym systemie pracować. Bez wątpienia problemem będzie to, iż większość pracowników ma zwykle ważniejsze zadania do wykonania. Takie podejście sprawia, że wdrożenie znacznie odwleka się w czasie. Stąd powszechną praktyką jest jednak zlecanie wdrożenia konsultantom zewnętrznym, którzy opracowują i koordynują jego proces.

Podczas wyboru konsultantów zewnętrznych szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy mają oni doświadczenia we wdrażaniu tego typu systemów w branży. Ma to istotne znacznie, bowiem znacząco ułatwia i skraca prace nad powstaniem systemu budżetowania.

Autor:
Roman Kotapski
Autor jest wykładowcą w Katedrze Controllingu Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu