Ale właśnie – w tym ostatnim punkcie najłatwiej przesadzić. Widziałem sporo rozwiązań typu BI, które skonfigurowano tak, że stały się czymś w rodzaju generatorów liczb losowych. Bo jeśli zbytnio poniesie nas finezja naszego CFO, definiującego model rozliczenia kosztów ABC, czy wdrażającego zasobowy rachunek kosztów w odniesieniu do ABSOLUTNIE WSZYSTKICH a nie STRATEGICZNYCH zasobów w Firmie, to taki właśnie efekt uzyskamy.

Jeśli zapomnimy o potrzebach (oraz możliwościach) naszych Managerów średniego szczebla, planujących budżety cząstkowe i przygotujemy im do wypełnienia na etapie składania budżetu formularze, w których będzie np. 300 000 liczb do wprowadzenia (widziałem takie), to nawet najdroższe i najbardziej renomowane rozwiązanie BI nam nie pomoże. Bo serwer policzy co tylko będziemy chcieli. Ale takiej ilości danych nie wytrzyma percepcja ludzka…

A więc znajmy proporcjum, Mocium Panie…

 Post scriptum.

Jednak „Krem na torcie to nie wszystko” – inaczej mówiąc, sukces wdrożenia narzędzia controllingowego zależy nie tylko od jakości pozostałych elementów infrastruktury informatycznej Firmy, ale też od innych czynników – kultury organizacyjnej, sposobu komunikowania się, systemu motywacyjnego itp. Na co jeszcze warto uważać szykując „tort pod naszą wisienkę”?

• „Ciasto jest zbyt suche” – Firma nie jest nasączona sprawną komunikacją, wymianą myśli, tkwi w sztywnych ramach procedur, managerowie unikają samodzielności i związanego z nią ryzyka, raczej starają się być „pozbawieni smaku”. Niby wszystko jest jak należy, ale czegoś brakuje... Wtedy nawet najlepiej osadzona na torcie wisienka nie przyda mu smaku – system controllingowy może nawet uda się (z informatycznego punktu widzenia) wdrożyć, ale nie spełni swojego zadania, nie skróci cykli decyzyjnych, nie wyzwoli energii managerów, bo ... w takiej organizacji nikt tego od niego nie chce...
  
  
• „Ciasto jest przypalone” – czyli Firma jest toksyczna, ludzie nie patrzą sobie w oczy, kierownicy zbierają na siebie „kwity”, nikt nie jest pewny dnia ani godziny, o premiach i awansach nie decydują kwalifikacje ani sukcesy, występuje podwójny obieg (całkiem innych oczywiście) informacji. Niestety – wciąż wiele jest takich organizacji. Mniej niż kiedyś, ale wciąż wiele. Tam nie pomoże żaden krem, ani żadna wisienka. Takie ciasto trzeba po prostu upiec od nowa. Max Weber pisząc swoją „Teorię biurokracji” stwierdził, że biurokratyczna organizacja jest do tego stopnia pochłonięta sama sobą, że w żaden sposób nie zdoła się sama zreformować. Jedyny sposób w takiej sytuacji, to zastąpić ją zupełnie nową organizacją – oby lepszą. A jedyne, co w takiej sytuacji może zrobić nasz CIO, to po prostu w porę taką sytuację zdiagnozować – a dalsze wnioski są już jego wolnym, życiowym wyborem...

Jak widać, we wdrożeniu narzędzi Business Intelligence jest co najmniej tyle samo aspektów technicznych (przygotowania danych, ich czyszczenia, modelowania, projektowania modeli obliczeniowych, architektury takiego rozwiązania itp.), co tzw. „miękkich aspektów zarządzania’ – musimy takie wdrożenie dostosować do kultury danej organizacji, poziomu temperamentu poszczególnych managerów, wziąć pod uwagę ich indywidualne zapotrzebowanie na informacje, ulubiony sposób pracy (czy są „wykresowcami”, czy „tabelarykami”), system motywowania, formalny i nieformalny obieg informacji. Dopiero biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty możemy myśleć o udanym wdrożeniu…

 Autor

Witold Kilijański

Prezes Zarządu CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o.