Po dokonaniu rozeznania rynkowego wybrano firmę doradczą, która zaproponowała najciekawsze z punktu widzenia kierownictwa polskiego oddziału Merck KGaA rozwiązania w obu obszarach: analizy i reorganizacji procesów wewnętrznych oraz wdrożenia specjalistycznego oprogramowania wspomagającego zarządzanie efektywnością przedsiębiorstwa.

Partnerem tym została firma Controlling Systems z Wrocławia, producent systemu do budżetowania i analiz EURECA. O wyborze zadecydowały m.in. bogate doświadczenia zespołu konsultantów i programistów tej firmy, zdobyte podczas ponad 50 projektów wdrożeniowych dla dużych przedsiębiorstw działających w Polsce a także bardzo duża elastyczność, łatwość obsługi i skalowalność samego systemu EURECA.

Cel

Jak wspomniano wcześniej, współpraca z Controlling Systems miała obejmować dwa podstawowe obszary:

Reorganizację wybranych procesów wewnętrznych firmy Merck oraz zbudowanie zaawansowanego systemu wspomagającego analizy i budżetowanie, opartego o hurtownię danych i technologię OLAP, korzystającego z wielu odseparowanych od siebie źródeł danych.  Te dwa etapy miały doprowadzić do sytuacji, w której bieżąca kontrola wszystkich istotnych obszarów działalności firmy będzie wykonywana sprawniej, szybciej i w sposób bardziej przejrzysty niż dotychczas.

Dodatkowo, nowy system miał nie tylko ułatwiać budżetowanie czy dostęp do określonych danych i kontrolę zarządczą, ale też umożliwiać tworzenie zbiorczego rachunku zysku i strat, jak również rachunków wyników dla poszczególnych produktów, będących elementami składowymi generalnego rachunku wyników polskiego oddziału Merck. Odbiorcami tego typu informacji są dwie grupy menedżerów: kadra lokalna, odpowiedzialna z wyniki osiągane w Polsce oraz z centrali koncernu, któremu podlega polska spółka.

Zakres prac

Projekt wdrożenia systemu EURECA był bardzo rozległy. Startem do wszystkich prac był audyt przeprowadzony w firmie Merck, czyli dokładna analiza stanu controllingu w firmie Merck oraz potrzeb. W wyniku audytu powstał wykaz prac i zmian niezbędnych do efektywnego wdrożenia EUREKI w obszarze funkcjonalnym odpowiadającym za controlling.

Kolejną fazę prac stanowiły usługi doradcze związane m.in. z zaprojektowaniem na potrzeby controllingu nowego planu kont oraz ustalenie struktury wszystkich istotnych dla ewidencji danych obiektów ewidencyjnych (np.: struktura centrów odpowiedzialności, wykaz istniejących w firmie procesów i projektów, struktura produktowa, uporządkowanie katalogu stanowisk, etc.). W trakcie prac analitycznych okazało się bowiem, że dotychczasowy model ewidencyjny wymagał znacznej optymalizacji pod kątem przyszłej wymiany informacji między EUREKĄ a pozostałymi systemami.